英語の会議に参加することはできても、英語の会議を仕切るのはなかなかハードルが高いです。
形式的な会議で無駄な時間にならないよう、建設的な議論ができる雰囲気を作ることが大切です。
まずは、会議の参加者全員に話しかけることが大切です。
人数によっては全員に話しかけるのが無理な場合がありますが、軽くあいさつや目を合わせるなど、参加者全員を意識することが大切です。
英語ミーティングの流れ
アジェンダを明確にする
会議の最初にアジェンダを明確にします。
アジェンダを明確にすることによって、会議の目的をはっきりさせ無駄のない議論を行うことができます。
理想的には、事前にアジェンダと資料を会議参加者に配布し、会議の時間は議論に集中させることができればベストです。
Today, we are able to discuss last month's sales.
今日は、先月の売り上げについて議論します。
The meeting was called so we can review the last recent project.
この会議は、最新のプロジェクトをレビューするために集まっていただきました。
みんなの意見を引き出す
会議は、一人がずっとしゃべるような報告や講義にしないようにし、なるべく参加者全員から意見をもらうことが大切です。
参加者の意見を引き出すように、いいタイミングで質問していきましょう。
声の大きい人だけの意見が通ることのないように、バランスよく意見を引き出すことが会議の成功のカギです。
Does anyone have any comments?
だれか何かコメントありませんか？
Is there anything you'd like to add?
何か付け加えたいことはありますか？
〇〇, do you agree with this idea?
〇〇さん、このアイデアに賛同しますか？
〇〇, how do you feel about this management plan?
〇〇さん、このマネジメントプランについてどう思いますか？
Do you mind sharing your thoughts?
あなたの考えを共有してもらえませんか？
What do you think about this?
これについてどう思いますか？
タイムマネジメント
ミーティングは、多くの参加者がスケジュールを合わせて行う時間です。
そのミーティングのコストは、「人数×時給×時間」で算出することができます。
貴重な時間を有意義にするためにも、会議のタイムマネジメントは非常に大事なポイントになります。
トータルの時間を踏まえて、どのアジェンダにどれくらいの時間を使うのかを会議の前に計画を立てましょう。
We are running out of time for this meeting.
このミーティングの時間が無くなってきました。
That is all the time we have for today's meeting, but let's discuss that next time.
ここで今日のミーティングの時間は終わりになります。それについては次回話しましょう。
会議の内容をまとめる
会議の最後には、リーダーが議論した内容をまとめる必要があります。
この会議を受けて次に起こすアクションを、誰が、いつまでに、何をするのか、まとめます。
Let me summarize today's important points.
今日の大事なポイントをまとめさせてください。
Let me briefly summarize what we have decided.
私たちが決定した内容についてまとめさせてください。