海外でビジネスをしていると電話会議をすることも多々あります。
電話会議の流れは、基本的に通常の会議と同じですが、相手の姿が見えないので、非言語コミュニケーションがないので難易度が高いと言えるでしょう。
通常の会議の流れを理解したうえで、電話会議独特のスタイルを身につけていきましょう。
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英語での電話会議の流れ
電話会議の準備
電話会議では、事前準備が何よりも重要です。
まず、機材の使い方に慣れておく必要があります。
ミュートなど必要最低限の機能は把握しておきましょう。
事前に資料があればしっかり読み込んで、分からない単語は調べておきます。
そのうえで、分からないポイントやコメントなどを事前に用意しておきます。
メモでもいいので文書化しておくとよいでしょう。
電話会議の冒頭
電話会議の冒頭に、メンバーが揃っているか、電話の声を聞こえているかを確認します。
Can you hear me?
聞こえますか？
Are we all on?
みなさん、入っていますか？
Can I ask that we all state our name, please?
参加しているみなさん、名前を言ってもらえますか？
会議の進行
会議の進行中に分からないことや困ったことがあれば、すぐに言いましょう。
Could you speak more slowly please?
もう少しゆっくり話してもらえますか？
What does it mean?
どういう意味ですか？
Would you mind spelling that for me, please?
そのつづりを教えてもらえますか？
グローバルで会議をする場合、電話回線の調子が悪いことも多々あります。
回線が悪い場合や切れてしまった場合にこのように説明しましょう。
The line is very bad today.
今日は回線の調子がとても悪いです。
I got cut off for 5 minutes but I'm back again.
5分ほど切れてしまいましたが、今つながりました。
電話会議が終わったら
電話会議で合意したことを参加者全員にメールしましょう。
今後のアクションプランの確認になりますし、会議に参加できなかった人にもどのような議論がされたのかが分かります。